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Excel 不太熟練對於工作效率真的有很大的影響嗎?

2022-07-24數碼

影響很大。

但你是否知道?用好EXCEL的關鍵並不是技術,而是想象力。

答主在單位被稱為「大表哥」。

專門用各種「奇技Y巧」解決各種EXCEL的問題,總能看到這種表情:

某天,答主到管理的部門溜達。
見一個員工正對著電腦唉聲嘆氣.......
一問之下,知道了他的困難。
兩張表,格式一樣,都是一千多行的數據。
要找出A表裏有的而B表裏沒有的,兩個表的合約號都是一 一對應。
他找了一下午了還是對不上。
聰明如你,至少會祭出VLOOKUP/FIND什麽的。
但這位員工說:不會整那些公式啥的,學不會,一看就迷糊。
答主說,沒關系,不用公式,一學就會!
把一張表整體染色,重一點的那種。
另一個表的內容都復制到第一張表下面,這個會吧。
用合約號排序這個會吧。
現在,看螢幕,用滑鼠滾輪向下滾,用眼睛看。
整個螢幕都是一紅一白、一紅一白,當你看到兩個紅的挨一起了,說明什麽?
少了白的啊,一定是另一張表裏沒有這個合約號的數據......
很容易就看到哪行缺數據了。

還有一次。

某員工跑來問答主,他的困難是這樣的:
一列金額數據裏隔幾行就有一個小計,不一定隔多少行。
最後還要求個總合計,怎麽辦?
答主問:那你怎麽做的。
他說:
「一開始,總合計就是用 =B5+B8+B15+B25.....這樣一直加下去,有時就漏加了一個格....」
「而且每周報表行數都不一樣,得很長時間。」
答主想說點什麽.....
他搶著說:「我知道,你讓我用SUMIF什麽條件求合,對不對?我就是來問這個條件怎寫。」
答主根本不理,直接說:「根本不用什麽條件求合,=SUM(....)/2就行。」

他擺出了這個表情:

一般的職員崗位,並不要求多高的EXCEL技術,真心用不上。

因為不會遇到那特別復雜、數據量特別大的表。

EXCEL的公式、函數,都是越用越熟,即使硬是學會了,長時間不用也是白搭,到時候還不會,還會跑來問。

同一項任務,剛入門的會用30分鐘,熟練的用10分鐘,高手可能5分鐘。

EXCEL這個事,水平越高,效率提升越不明顯 - 指普通職員崗位。

不必要求自己那麽強,只要把30分鐘減到10分鐘就行。

達到這個目標非常簡單:只要關註1個要點、4個公式、1個操作符,常翻選單,再加上想象力。

1個要點:

基礎數據整理。

EXCEL的大部份問題都是數據格式有問題。

文本與數碼、日期分隔符、空行、保留的小數位......

在統計運算前,一定要把數據格式調整一致。

在此,更建議在發放報表時嚴格規範數據格式,要比花精力核對/找錯/改正費事很多。

4個基礎公式:

SUM 求合、RANK排名、ROUND四舍五入、MID字元截取。

非常簡單,也容易理解,卻能解決很多問題。

1個操作符號:

「&」文本連線。

各位也許不信,但很多人真的不知道如何把「兩個格的內容合到一起」。

想象力:

不一定所有的EXCEL難題需要EXCEL高級技巧,只要盡量快速完成就行。

相信答主,先了解這些,配合選單,足以又快又好地完成大多數工作。

最多用到透檢視表。

等這些熟練掌握以後,會漸漸發現EXCEL的魅力和效率,那時再好好學也來得及。

等那時再研究條件記數求合、對比尋找......

關鍵還是「常用」。

答主當年微積分還考過第一呢,工作20多年了,從沒人找我求個導.....

答主經常做EXCEL培訓,會給他們灌輸一個觀點:

當你做表時,發現全是重復勞動、費時費力還特別容易出錯,那就你該學點什麽了。

過了幾天,第一個例子中的員工透過經理找到答主。

「領導,方便時能教我點公式不?」

「咦?上次不教你一個不用公式、用眼神就行的嗎?」

「還是學點公式吧。我要瞎了.....」